Für Vereine: Neue Datenschutzgrundverordnung

Ab dem 25.05.2018 gelten die Vorschriften nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die neuen Regelungen gelten nicht nur für „Unternehmen“ (Art. 4 Nr. 18 DS-GVO), sondern für alle natürlichen und juristischen Personen – auch für Vereine. Die meisten der geltenden Vorschriften sind aber nicht neu, sondern ergaben sich schon bisher aus dem BDSG.

Welche Daten müssen geschützt werden?

Der Datenschutz betrifft personenbezogene Daten. Das sind alle Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse. In Vereinen betrifft das vor allem Mitglieder, daneben aber auch Spender, Klienten, Kunden usf. Typischerweise erhoben werden Name und Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Bankverbindung u.ä. All das sind personenbezogene Daten. Die Art der Erfassung (digital oder auf Papier) spielt keine Rolle.

Der Datenschutz bezieht sich auf das Erheben, Verarbeiten (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen) und Nutzen (jede Verwendung) von Daten.

Erlaubnis

In vielen Fällen müssen die Betroffenen die Erlaubnis zum Erheben, Verarbeiten und Nutzen der Daten geben. Das ist nicht erforderlich, wenn Daten im Rahmen einer vertraglichen Beziehung erhoben werden müssen. Bei Vereinen ist diese vertragliche Beziehung die Mitgliedschaft. Die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten dürfen also in jeden Fall verwendet werden.

Das gleiche gilt, wenn die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Das gilt z.B. für Spender. Hier müssen die Spendenbescheinigungen mit ihren Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.

Zuständigkeit

Zuständig für den zum Schutz personenbezogener Daten ist der Vorstand.
Wenn im Verein mehr als neun Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt, muss er einen Datenschutzbeauftragten bestellen, der selbst nicht Vorstandsmitglied sein darf. Zu den Beschäftigten zählen nur bezahlte Mitarbeiter, keine Ehrenamtler. Die meisten Vereine müssen also keinen Datenschutzbeauftragten haben.

Bestellt wird der Datenschutzbeauftragte in der Regel durch den Vorstand. Er muss die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzen. (§ 4 f Abs. 2 BDSG). Dazu gehören neben Kenntnissen über den Verein auch Grundkenntnisse im Datenschutzrecht.

Die Personen, die mit der Datenverarbeitung befasst sind, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Dazu sollte der Verein ein entsprechendes Merkblatt vorbereiten und per Unterschrift bestätigen lassen.

Umgang mit Daten

Der Verein darf die von ihm gesammelten Daten nur im Rahmen des BDSG oder einer anderen Rechtsvorschrift nutzen. Die Datenschutzbestimmungen können nicht per Satzung eingeschränkt werden.

Das Erheben, Speichern, Ändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung ist nur zulässig, wenn dies für die Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich ist. Das gilt insbesondere für Anschrift und Bankdaten der Mitglieder.

Nach § 4 Abs. 3 BDSG muss der Betroffene über die folgende Umstände informiert werden:

die Identität der verantwortlichen Stelle (= der Verein)
die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung und
über die Empfänger, soweit die Daten weitergeleitet werden und er nicht mit einer Übermittlung zu rechnen hatte.

Es empfiehlt sich, schon beim Vereinsbeitritt eine entsprechende Einverständniserklärung einzuholen.

Übermittlung von Daten

Teilweise muss der Verein Daten von Mitgliedern weitergeben. Ob das zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab:

Weitergabe an andere Mitglieder: i.d.R. nur im Sonderfall; das ist vor allem das Minderheitenbegehren nach § 37 BGB
Weitergabe an Verbände: Die ist regelmäßig zulässig, wenn sie sich schon aus der Vereinstätigkeit ergibt (z.B. Wettkampfmeldungen). Geht die Datenweitergabe darüber hinaus, sollte das in der Satzung geregelt werden oder in der Einverständniserklärung benannt werden.
Veröffentlichung von Daten: Die Veröffentlichung (Mitteilungsblatt, Schwarzes Brett) ist zulässig, wenn sie dem Vereinszweck dient, z.B. bei Mannschaftsaufstellungen oder Spielergebissen. Nicht zulässig ist regelmäßig die Veröffentlichung der Namen in Fällen mit „ehrenrührigem“ Inhalt wie Hausverboten, Vereinsstrafen oder Spielersperren
Veröffentlichung im Internet: Hier ist besondere Zurückhaltung geboten. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten durch einen Verein im Internet ist grundsätzlich unzulässig, wenn sich der Betroffene nicht ausdrücklich damit einverstanden erklärt hat.
Informationen über Vereinsmitglieder (z.B. Spielergebnisse und persönliche Leistungen, Mannschaftsaufstellungen, Ranglisten, Torschützen usw.) oder Dritte (z.B. Ergebnisse externer Teilnehmer) können i.d.R. auch ohne Einwilligung kurzzeitig ins Internet gestellt werden, wenn die Betroffenen darüber informiert sind.
Persönliche Nachrichten, wie z.B. zu Spenden, Geburtstagen und Jubiläen sind in der Regel unproblematisch. Das Mitglied kann dem aber widersprechen.
Die Weitergabe zu Werbezwecken (etwa an Sponsoren) darf nur mit Zustimmung des jeweiligen Mitglieds erfolgen.
Ein besonderes Schutzinteresse ergibt sich oft aus dem Vereinszweck (z.B. bei Selbsthilfevereinen zu Erkrankungen). Hier dürfen die Daten nicht ohne Zustimmung weitergegeben oder veröffentlicht werden.

Widerspruchs- und Auskunftsrecht

Grundsätzlich darf der Verein keine personenbezogenen Daten erheben, speichern oder weitergeben, wenn er nicht über eine Einwilligung verfügt oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Diese Einwilligung kann die betroffene Person jederzeit und ohne Begründung widerrufen. Es können aber in diesem Fall andere Erlaubnistatbestände vorliegen.

Zentraler Punkt des Datenschutzes ist zudem das Recht des Betroffenen auf Auskunft. Er muss darüber informiert werden, in welchem Umfang Daten von ihm gespeichert sind. Dieses Auskunftsrecht ist in Artikel 15 der DS-GVO zweistufig ausgestaltet. Danach hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob (= 1. Stufe) überhaupt Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat die Person ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten (= 2. Stufe).

Hier besteht auch das Recht auf unentgeltliche Überlassung einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Wenn das Mitglied feststellt, dass die gespeicherten Daten nicht korrekt sind, hat es ein Recht auf Berichtigung (beispielsweise Namensänderung).

Die Mitglieder haben in den folgenden Fällen ein Recht auf Vergessen (d.h. die Löschung der Daten):

Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung.
Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

Eine weiteres Recht der Mitglieder und betroffenen Personen und damit eine Verpflichtung für den Verein besteht in der Benachrichtigungspflicht des Vereins bei der Verletzung datenschutz-rechtlicher Verpflichtungen. Diese Verpflichtung besteht nur dann nicht, wenn der Verein im Vorfeld die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen hat.

Beispiel: Es wurde in die Geschäftsstelle eingebrochen und der Computer mit den Mitgliederdaten wurde gestohlen. Die Benachrichtigungspflicht entfällt, wenn der Computer mit einem Passwort geschützt war und die Daten verschlüsselt waren.

Datenübertragbarkeit

Neu ist in der DS-GVO das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Die betroffene Person hat danach das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verein bereitgestellt hat, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet, dass diese Daten beispielsweise einem anderen Verein übermittelt werden.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Die DS-GVO verlangt in Art. 30, dass ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden muss. Das gilt auch für kleinere Vereine, da die Datenverarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs. 5 DS-GVO). Es muss folgende Punkte umfassen:

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Name und Anschrift des Vereins
Ansprechpartner: Vorstandsvorsitzender und evtl. Datenschutzbeauftragter
Verarbeitungstätigkeiten: in jedem Fall „Mitgliederverwaltung“; evtl. weitere Zwecke z.B.“Betreuungsleistungen“ (Kindergartenverein)
Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personen und der Kategorien personenbezogener Daten: z.B. „Mitglieder“, „betreute Personen“ usf. Die Kategorien der Daten ergeben sich aus den Daten selbst (Anschrift, Geburtsdatum, Bankdaten etc.)
Beschreibung der Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden, z.B. Verbände, Versicherungsgesellschaften, Sozialversicherungsträger usf.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien, z. B. Aufbewahrungsfrist für Zuwendungsbestätigungen

Empfehlung: Nehmen Sie zu dem Verarbeitungsnachweis zusätzlich auf, dass Sie die betroffenen Personen auf die Verarbeitung hingewiesen haben.

Auftragsverarbeitung

Externe Dienstleister mit denen Verein zusammenarbeitet, bezeichnet die DS-GVO „Auftrags-verarbeiter“. Hier sind folgende Punkte zu beachten:

eine sorgfältige Auswahl des Dienstleiters („Auftragverarbeiters“)
In eine entsprechende vertragliche Vereinbarung sollten Regelungen zum Datenschutz aufgenommen werden.
Kontrolle: Der Auftragsverarbeiter sollte seine Datenschutzmaßnahmen (am besten vertraglich) darstellen. Eventuell sollte der Verein das kontrollieren.
Beendigung des Vertrages: Müssen Unterlagen zurückgegeben werden? Sind Löschungen vorzunehmen?

Bußgeldvorschriften

Drastische Änderungen enthält die DS-GVO bei der Höhe der Bußgelder. Im Extremfall können bis zu 40 Mio. Euro anfallen. Damit soll eine abschreckende Wirkung erzielt werden. Natürlich werden bei Vereinen im Fall von Verstößen keine so dramatischen Beträge fällig, vier- bis fünfstellige Bußgelder sind aber denkbar.

Nach Artikel 82 der DS-GVO haben Personen, die wegen eines Verstoßes gegen die Verordnung einen immateriellen Schaden erleiden, einen Schadensersatzanspruch. Ein solcher immaterieller Schaden kann beispielweise in einer Rufschädigung bestehen.

Für nähere Informationen zum Thema wird die „Erste-Hilfe-Broschüre“ vom Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht empfohlen (Verlag C.H.Beck, 5,50 Euro, ISBN 978-3-406-71662-1).