In Sachen Digitalisierung ist Deutschland im internationalen Vergleich nur mittelmäßig. Das betrifft nicht nur Verwaltungen, sondern auch Unternehmen. Vor allem im Mittelstand gibt es viel Nachholbedarf, denn nach wie vor haben viele Firmen eine eigene Website oder sind in den sozialen Netzwerken vertreten. Das soll sich ändern. Die bayerische Landesregierung unterstützt ebenso wie die Bundesregierung Digitalisierung-Vorhaben mit verschiedenen Fördermöglichkeiten. Dieser Artikel zeigt, wie der Schritt von offline zu online geht und was Unternehmen dabei beachten müssen.
Strategien für die digitale Transformation
Der erste Schritt in der digitalen Transformation für Unternehmen, insbesondere für den Mittelstand, ist die Entwicklung einer umfassenden digitalen Strategie. Diese Strategie sollte nicht nur die Einführung neuer Technologien umfassen, sondern auch die Art und Weise, wie diese Technologien das Geschäftsmodell, die Kundeninteraktion und interne Prozesse beeinflussen.
Unternehmen müssen ihre Zielgruppe verstehen und analysieren, welche digitalen Kanäle für ihre spezifischen Bedürfnisse am besten geeignet sind. Wichtig ist es, sich auf die Digitalisierung von Kernbereichen wie Kundenkommunikation, Vertrieb und interne Prozesse zu konzentrieren, um Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU
Bislang gibt es deutliche Lücken im Mittelstand, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Hier wollen die Bundesregierung und Handwerkskammern unterstützen. Ein klares Bekenntnis zum Mittelstand sieht unter anderem eine Förderinitiative für KMU vor. Um kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Handwerksbetriebe und Freiberufler bei der digitalen Transformation zu unterstützen, hat die Bundesregierung das Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ ins Leben gerufen.
Gültig bis zum 31. Dezember 2023, zielt dieses Programm darauf ab, finanzielle Anreize für Investitionen in digitale Technologien und die Qualifizierung von Mitarbeitern in Digital-Themen zu setzen. Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen aller Branchen mit 3 bis 499 Beschäftigten, die in Deutschland ansässig sind und konkrete Digitalisierung-Vorhaben, wie die Anschaffung von Soft-/Hardware oder Mitarbeiterqualifizierung, planen.
Immer mehr Kunden online generiert. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine eigene Website.
Website wird als digitale Visitenkarte immer wichtiger
Eine Website ist nicht nur ein Schaufenster für Produkte und Dienstleistungen, sondern auch ein zentrales Instrument zur Markenbildung und Kundenkommunikation. Wesentlicher Bestandteil des Erfolgs der eigenen Webseite ist ihre Sichtbarkeit in Suchmaschinen, und hier spielt die Google Search Console eine entscheidende Rolle.
Das kostenlose Tool des Suchmaschinen-Giganten ermöglicht es Unternehmen, die Leistung ihrer Website in der Google-Suche zu überwachen und zu verbessern. Mit der Google Search Console können KMU wichtige Daten wie die Häufigkeit, mit der ihre Website in Suchergebnissen erscheint, die durchschnittlichen Positionen ihrer Keywords und die Klickrate auf ihren Website-Seiten einsehen. Diese Informationen sind entscheidend, um SEO-Strategien anzupassen und die Online-Präsenz zu optimieren.
So viel bringt eine Website für KMU wirklich
Die Erstellung einer Unternehmenswebsite ist meistens mit (enormen) Kostenaufwendungen verbunden. Deshalb stellen sich gerade kleine und mittelständische Unternehmen die Frage, ob sich der monetäre Aufwand lohnt. Die Antwort: Ja, wenn die Internetpräsenz richtig gestaltet wurde.
Das virtuelle Schaufenster ermöglicht zum einen die Produkt- und Dienstleistungspräsentation an 365 Tagen rund um die Uhr. Lokale Beschränkungen gibt es ebenfalls nicht, kann die URL theoretisch aufrufen. Die Präsentation verschiedener Informationen im World Wide Web schafft Transparenz und bringt Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Zudem können Unternehmen über die Seitenbesuche wertvolle Kundendaten und durch den Austausch direktes Feedback sammeln.
Digitale Transformation von Unternehmen und die DSGVO
Zweifelsohne bietet die Einführung digitaler Technologien viele Vorteile, vor allem bei Effizienz, Kundenreichweite und Innovationsfähigkeit. Doch Unternehmen werden dadurch auch vor Herausforderungen gestellt, vor allem beim Datenschutz und der Datensicherheit. Um einen Rechtsrahmen zu schaffen und Kunden sowie Unternehmen abzusichern, wurde die DSGVO für EU-Bürger und Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Gemeinschaft eingeführt.
Datenschutz durch Design und Voreinstellungen auf der Website
In der heutigen digitalen Ära ist es für Unternehmen unerlässlich, Datenschutzprinzipien proaktiv in ihre IT-Systeme und Geschäftsprozesse zu integrieren. Dieses Konzept, bekannt als „Datenschutz durch Design und Datenschutz durch Voreinstellungen“, erfordert, dass Datenschutzmaßnahmen von Anfang an in die Entwicklung und Implementierung von IT-Systemen und Geschäftspraktiken einbezogen werden. Ziel ist es, die Privatsphäre der Nutzer zu schützen, indem standardmäßig nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen personenbezogenen Daten gesammelt und verarbeitet werden.
Haben Unternehmen etwa eine App, könnten Entwickler hier schon Datenschutzeinstellungen vorab konfigurieren. Diese sind so eingestellt, dass sie nur die geringste mögliche Datenmenge der Nutzer sammeln, ganz nach DSGVO-Vorgaben. Möchten Unternehmen weitere Informationen ihrer Nutzer, müssen sie dafür immer aktiv zustimmen.
Transparenz und Informationspflicht gemäß DSGVO
Transparenz und Informationspflicht sind wesentliche Säulen des Datenschutzes, die besondere Aufmerksamkeit von Unternehmen erfordern. Unternehmen sind verpflichtet, klar und verständlich zu kommunizieren, wie und zu welchem Zweck personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese Verpflichtung zielt darauf ab, Nutzern ein umfassendes Verständnis ihrer Datenschutzrechte zu vermitteln und ihnen die Kontrolle über ihre persönlichen Daten zu geben.
Ein Beispiel für die Umsetzung dieser Prinzipien ist die Gestaltung einer Datenschutzerklärung auf einer Unternehmenswebsite: Statt juristischer Fachsprache und komplexer Formulierungen sollte die Erklärung in einfacher, leicht verständlicher Sprache verfasst sein. Sie sollte beispielsweise klar darlegen, welche Art von Daten (wie Name, Adresse, E-Mail) gesammelt werden und warum dies notwendig ist.
Unternehmen müssen sichere Datenspeicherung gewährleisten
Auch die Datensicherheit ist ein zentraler Aspekt des Datenschutzes, der für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung ist. Es geht darum, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass Unternehmen Vorkehrungen treffen müssen, um die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten zu schützen und so Risiken wie Datenverlust, Datenmissbrauch oder Datenmanipulation zu minimieren.
Als Beispiel für die Umsetzung effektiver Datensicherheitsmaßnahmen kann die Einführung eines mehrstufigen Authentifizierungsverfahrens bei einem Online-Dienstleister dienen. Statt sich nur auf Passwörter zu verlassen, könnte das Unternehmen ein System einführen, das zusätzliche Sicherheitsebenen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet. Dies könnte beinhalten, dass Nutzer nach Eingabe ihres Passworts einen Code eingeben müssen, der an ihr Mobiltelefon gesendet wird, oder dass sie ihre Identität über einen Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungsscan bestätigen.
Digitale Transformation und Internet: Effizienzsteigerungen in KMU
Die digitale Transformation in kleinen und mittleren Unternehmen geht weit über die bloße Präsenz im Internet hinaus. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung interner Abläufe, was zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz führen kann. Durch die Implementierung digitaler Technologien können die KMU ihre Prozesse straffen, Zeit sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.
Der Freistaat Bayern hat es bereits vorgemacht. Bereits jetzt sind 380 digitale Rathäuser mit durchschnittlich ca. 50 Angeboten vorhanden. Geht es nach dem Willen der bayerischen Regierung, sollen es künftig noch mehr werden. Auch hier setzt man auf den Turbo der Digitalisierung. Damit katapultiert sich Bayern an die Spitze im bundesdeutschen Vergleich.
Digitales Dokumentenmanagement verschlankt Verwaltungsaufwand
In vielen KMU werden Dokumente noch physisch abgelegt, was nicht nur Platz beansprucht, sondern auch zeitaufwendig bei der Suche nach spezifischen Dokumenten sein kann. Ein digitales System ermöglicht es, Dokumente zentral zu speichern und schnell über Suchfunktionen zugänglich zu machen. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit bei der Dokumentensuche, sondern erleichtert auch das Teilen von Informationen innerhalb des Unternehmens.
Projektmanagement-Tools für mehr Effizienz
Teamarbeit ist in vielen klein- und mittelständischen Unternehmen an der Tagesordnung. Häufig arbeiten die Mitarbeiter dabei an verschiedenen Projekten. Um den Überblick zu behalten und Synergieeffekte zu nutzen, kann der Einsatz von Projektmanagement-Tools helfen. So lassen sich Aufgaben leichter verwalten, den Fortschritt zielsicher aufzeichnen und die Kommunikation vereinfachen. Anstatt lange E-Mail-Ketten oder physische Meetings für jedes kleine Update zu nutzen, ermöglichen diese Tools eine effiziente und transparente Projektsteuerung und -kommunikation.
Integration von Cloud-basierten Arbeitsplattformen
Längst sind Cloud-Lösungen eine willkommene Möglichkeit, um den Workflow zu optimieren. Mitarbeiter können von überall aus auf alle benötigten Informationen und Tools zugreifen. Das bietet vor allem bei flexiblen Arbeitszeitmodellen oder Homeoffice-Lösungen eine optimale Grundlage. Unternehmen können sich so im umkämpften Fachkräftemarkt als flexibler und aufgeschlossener Arbeitgeber positionieren.
