Dienstreisen sind in vielen Berufen unvermeidlich. Egal, ob für Meetings, Kundenbesuche oder Schulungen – wer beruflich unterwegs ist, verursacht oft erhebliche Kosten. Von der An- und Abreise über Verpflegung bis hin zu Übernachtungen fallen zahlreiche Ausgaben an, die korrekt abgerechnet werden müssen. Die Reisekostenabrechnung sorgt dafür, dass Arbeitnehmer die entstandenen Kosten zurückerstattet bekommen. Doch welche Ausgaben sind tatsächlich erstattungsfähig und wie funktioniert die Abrechnung? In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Reisekostenabrechnung.
Welche Kosten sind erstattungsfähig?
Die Reisekostenabrechnung umfasst alle Ausgaben, die im direkten Zusammenhang mit der Dienstreise entstehen. Diese können grob in vier Kategorien eingeteilt werden:
1. Fahrtkosten: Hierzu gehören alle Kosten, die durch die An- und Abreise zur und von der Dienstreise entstehen. Dies umfasst Bahn- und Flugtickets, Mietwagenkosten oder die Nutzung des privaten Fahrzeugs. Bei der Nutzung des eigenen Autos wird in der Regel eine Kilometerpauschale abgerechnet.
2. Übernachtungskosten: Falls eine Dienstreise eine Übernachtung erfordert, werden die Übernachtungskosten erstattet. In der Regel muss dafür eine Hotelrechnung eingereicht werden. Manche Arbeitgeber haben Vereinbarungen mit bestimmten Hotelketten oder eine festgelegte Maximalgrenze für Übernachtungskosten.
3. Verpflegungskosten: Für Mahlzeiten während der Dienstreise werden sogenannte Verpflegungspauschalen gezahlt. Diese richten sich nach der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseland. Sie sollen die zusätzlichen Kosten für Mahlzeiten während der Dienstreise decken.
4. Nebenkosten: Neben den Hauptkosten entstehen oft weitere, kleinere Ausgaben. Dazu gehören beispielsweise Parkgebühren, Gepäckgebühren oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel am Zielort.
Es ist wichtig, dass alle Ausgaben mit Belegen nachgewiesen werden, um sie bei der Reisekostenabrechnung geltend machen zu können. Dies gilt insbesondere für Fahrt- und Übernachtungskosten. Ausnahmen gibt es bei den Verpflegungspauschalen, da diese ohne Einzelnachweis erstattet werden.
Der Dienstreiseantrag und seine Bedeutung
Bevor eine Dienstreise angetreten wird, ist es in vielen Unternehmen notwendig, einen Dienstreiseantrag zu stellen. Dieser Antrag dient dazu, die Genehmigung der Reise einzuholen und alle relevanten Informationen festzuhalten – etwa den Zweck der Reise, das Ziel und die voraussichtlichen Kosten. Wie genau der Antrag gestellt wird und welche Angaben gemacht werden müssen, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Tipp: Ein detaillierter Überblick dazu, wie ein Dienstreiseantrag gestellt wird, findet sich hier: Dienstreiseantrag erklärt.
Verpflegungspauschalen: Wie viel darf abgerechnet werden?
Die Verpflegungspauschalen sind eine wichtige Komponente der Reisekostenabrechnung und variieren je nach Dauer der Abwesenheit und Reiseland. Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten andere Pauschalen als für Auslandsreisen. Grundsätzlich wird die Verpflegungspauschale in zwei Kategorien unterteilt:
● Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: Für kürzere Dienstreisen gibt es eine reduzierte Pauschale, die in Deutschland derzeit bei 14 Euro pro Tag liegt.
● Abwesenheit von 24 Stunden: Bei ganztägigen Reisen liegt die Pauschale für Deutschland bei 28 Euro pro Tag.
Bei Auslandsreisen gelten je nach Land andere Pauschalbeträge. Diese Beträge werden regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen angepasst.
Reisekostenabrechnung: Der Ablauf
Die Reisekostenabrechnung sollte so zeitnah wie möglich nach der Dienstreise erfolgen. Die genauen Fristen können je nach Unternehmen variieren, in der Regel liegt die Frist jedoch zwischen zwei Wochen und drei Monaten – wie die individuelle Unternehmensbürokratie es vorschreibt. Der Ablauf einer Reisekostenabrechnung lässt sich in folgende Schritte gliedern:
1. Belege sammeln: Alle relevanten Belege müssen sorgfältig gesammelt und sortiert werden. Dazu gehören Tickets, Rechnungen und Quittungen.
2. Formular ausfüllen: Viele Unternehmen haben spezielle Formulare für die Reisekostenabrechnung. In diesem Formular werden die angefallenen Kosten in den jeweiligen Kategorien eingetragen.
3. Belege einreichen: Die Belege werden zusammen mit dem ausgefüllten Formular eingereicht. Oft wird dies über eine digitale Plattform abgewickelt, sodass die Dokumente elektronisch hochgeladen werden können.
4. Prüfung durch den Arbeitgeber: Nachdem die Reisekostenabrechnung eingereicht wurde, prüft der Arbeitgeber die Angaben und die Belege. Wenn alles korrekt ist, erfolgt die Erstattung der Kosten auf das Konto des Arbeitnehmers.
Häufige Fehler bei der Reisekostenabrechnung
Auch bei der Reisekostenabrechnung können Fehler passieren. Doch Arbeitnehmer sollten sich nicht stressen lassen, denn wer die häufigsten Fehler kennt, kann sie vermeiden:
● Fehlende oder unvollständige Belege: Ohne einen vollständigen Beleg können Kosten nicht erstattet werden. Es ist daher wichtig, alle Belege aufzubewahren und bei der Abrechnung einzureichen.
● Fristen versäumen: Viele Unternehmen haben strenge Fristen für die Abrechnung. Wenn diese Fristen verpasst werden, kann es sein, dass keine Erstattung erfolgt.
● Falsche Angaben bei der Verpflegungspauschale: Die Verpflegungspauschale ist je nach Reiseland unterschiedlich. Falsche Angaben können dazu führen, dass die Abrechnung nicht korrekt ist.
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